• banner 1
  • banner 2
  • banner 3

Tips voor het inleveren van gegevens bij instanties

Zodra je een aanvraag indient bij gemeente, uwv of andere overheidsinstanties zul je gegevens moeten inleveren. Uit ervaring weet ik dat daarbij ongelofelijk veel mis kan gaan. Ik denk dat 20% van mijn rechtszaken wel gaat over de vraag ‘of gegevens wel of niet zijn ingeleverd’. Daarom de volgende tips.

1. Geen originelen

Lever geen originelen in, want je weet niet of je ze terug krijgt. Doe dit alleen als de instantie als voorwaarde stelt dat ze een origineel willen, bijvoorbeeld de nota van de apotheek voor de zorgverzekering.

2. Maak kopieën

Maak kopieën van alles wat je inlevert, dus ook van de aanvraag. Bewaar dit in je eigen administratie. Het kan later als bewijs dienen. Bovendien heb je dan zelf een goede administratie, zodat je bijvoorbeeld in de gaten kan houden of er op tijd wordt beslist op je aanvraag. Heb je geen geld? Ga dan naar de balie of maak een afspraak met je consulent en vraag of ze het daar willen kopiëren.

3. Lever ze op tijd in

Dit hoef ik eigenlijk niet te zeggen, toch? Maar, lever alles op tijd en compleet in. Als je ze te laat inlevert, kan dat grote gevolgen hebben. Zo bestaat er een regel in de Algemene wet bestuursrecht, dat als jij onvoldoende gegevens inlevert op de dag dat je ze had moeten inleveren, dat je aanvraag buiten behandeling wordt gesteld. Dat betekent dat je aanvraag helemaal niet behandeld wordt. En daarna kan je nog 100 keer je papieren inleveren, maar dat heeft absoluut gaan zin. Want zo hard is deze regel: te laat is te laat, al is het maar een dag. Het enige wat je dan nog kan doen is bewijzen dat je het wel op tijd hebt ingeleverd. En daar zijn deze tips weer handig voor.

4. Voorblad met opsomming

Maak altijd een voorblad of begeleidende brief bij wat je inlevert. Schrijf op dat voorblad precies wat je inlevert, bij voorbaat in een overzichtelijke opsomming. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manier:

“Ik lever de volgende papieren in:

1. huurcontract

2. bankafschriften van rekeningnummer 5171324, van 1 januari 2013 tot en met 20 juli 2013

3. ……

En eindig onderaan met je naam, datum en handtekening”

 

In rechtszaken is het een hele klus om aan te tonen dat je je papieren hebt ingeleverd en ook welke papieren je dan hebt ingeleverd. Als je wel een voorblad hebt ingeleverd met een opsomming en bijvoorbeeld ontbreekt nummer 2 van de opsomming, dan ligt de bewijslast weer bij de gemeente, omdat zij dan een aanwijzing hadden dat je nummer 2 wel hebt ingeleverd. Ze hadden dan contact met jou moeten opnemen en alsnog om nummer 2 vragen. Dat is de kracht van het voorblad met een opsomming. Daarnaast is een voorblad met opsomming voor de gemeente heel overzichtelijk, en wordt je aanvraag daardoor misschien sneller behandeld.

5. Ontvangstbevestiging

Vraag altijd om een ontvangstbevestiging als je het persoonlijk gaat inleveren, voorzien van naam van de baliemedewerker en datum. Als je een voorblad hebt gemaakt met de opsomming van je papieren, vraag dan of ze de ontvangst willen bevestigen op jouw voorblad. Maak daarom een extra voorblad voor de ontvangstbevestiging.

6. Aangetekend

Stuur je brieven aangetekend (ja, dat kost geld), want per gewone post of zelfs in de brievenbus van het gemeentehuis kan van alles misgaan. Bewaar de documenten van TNT Post goed in je administratie. Als je aantoont dat je het aangetekend hebt verstuurd, krijg je in 99% van de rechtszaken gelijk.

Het is nog niet zo simpel om wat papieren in te leveren.